Lasīšanas laiks: 3 min
Daudzas no mūsdienu tehnoloģijām var salīdzināt ar Šveices armijas nazi, proti, viens vienkāršs rīks ar daudz iespējām. Tomēr bieži vien no visa pieejamā klāsta izmantojam vien pāris funkciju, kas galu galā neļauj mums īstenot visu izvēlētā rīka potenciālu un novērtēt tā pozitīvo ietekmi uz mūsu ikdienu un darba produktivitāti.
Šogad pie lietotājiem nonāca arī “Skype” versija uzņēmumiem, kas sevī ietver pietiekami daudz jaunu funkciju un iespēju, kas ļautu darbiniekiem atvieglot savstarpējo komunikāciju, uzlabot efektivitāti, bet uzņēmumam kopumā – ietaupīt.
Tāpēc BiSMART ir apkopojis vairākas vērtīgas funkcijas, kas ikdienā varētu lieti noderēt:
Visi kontakti vienuviet
Komunikācijas laikmetā kontaktu loks mēdz pieaugt ļoti strauji, it sevišķi, ja tā ir biznesa specifika. Domājam ikviens ir pieredzējis situāciju, ka pa visu biroju tiek meklēta kādas konkrētas personas kontaktinformācija. Meklēšanā tiek pavadīts laiks, bet mūsdienās, kā zināms, laiks ir nauda. Tāpēc “SkypeforBusiness” šo problēmu atrisina – var veidot kopīgu uzņēmuma kontaktu datu bāzi, kas būs pieejama visiem darbiniekiem.
Dalies ar savu darbvirsmu, dokumentu hipersaitēm, kontaktiem
Viena no labākajām “Skypeforbusiness” funkcijām, kura lieti noder kopīgam darbam, ir iespēja ar savu video sarunas biedru dalīties ar sava datora darbvirsmu. Tā otram sarunas biedram var attālināti demonstrēt prezentāciju, radīt video, attēlus dokumentus utt. daudz ērtāk un pārskatāmāk.
Savukārt, ja uzņēmums izmanto “Office 365” biznesa versiju, tad augšupielādējot dokumentu mākonī, būs iespējams dalīties ar hipersaiti uz dokumentu. “Outlook” automātiski piešķirs rediģēšanas atļauju cilvēkiem, kam sūtīsiet hipersaiti, tā dokumentus varēsiet caurskatīt un labot tiešsaistē.
Sapulces tiešsaistē vai vebināri līdz pat 10 tūkstošiem lietotāju
Protams, lielākā “Skype” priekšrocība ir bezmaksas ziņojumapmaiņa, taču, ja jāveido ciešas ilgtermiņa attiecības, bez video iztikt nav iespējams. Tiešsaistes attēli atklāj sarunas biedra reakciju – acu skatienu, sejas izteiksmi, utt. Lietotāju aptaujas liecina, ka teju trīs ceturtdaļas zina par iespēju sarīkot videokonferences, taču tās izmanto tikai daži procenti tērzētāju.
Iespējams, ir vērts mainīt paradumus un neskaitāmas tērzēšanas ar kolēģiem aizvietot ar vienu videokonferenci. “Skype” bezmaksas vienai video sapulcei var pieslēgties līdz pat 25 cilvēkiem, “Skype forBusiness”- līdz 250, savukārt apvienojumā ar “Office365” ļauj palielināt dalībnieku līdz pat 10 tūkstošiem lietotāju.
Izmanto aptaujas rīku, lai uzzinātu kolēģu viedokli
Pagātnē ir palikuši laiki, kad kolēģu vai partneru viedokļu noskaidrošanai vajadzēja izmantot papīra anketas, ārējos resursus vai arī pašam visus aptaujāt. Tagad to var izdarīt ar aptaujas rīku, kas ir pieejams “Skype” versijā uzņēmumiem. Piemēram, ja videokonferences vai prezentācijas laikā raisās diskusija par kādu jautājumu, tad to droši var risināt caur šo aptaujas rīku.
Sāc tērzēt vai video zvanu no PowerPoint vai Word
“SkypeforBusiness” (bijusī platforma “Microsoft Lync”) ir veidota tieši uzņēmumu vajadzībām, tā ir visai cieši integrēta “Microsoft Office” rīkos un ir pieejama kā mākoņpakalpojums “Office 365”. Tas ļauj arī sākt sapulces no lietojumprogrammām, piemēram, Word un PowerPoint, lai prezentētu savu darbu. Nav vairs jāsūta failu dokumenti turpu šurpu, pietiek vien uzklikšķināt uz lietotāja vizītkartes un sākt sarunu.
Ja “Skype” plānots izmantot kā biznesa komunikācijas platformu, jāatceras, ka ierastā ziņojumapmaiņas vide un tās biznesa versija nav gluži viens un tas pats.
“Biznesa versija nodrošina iespēju strādāt kopā attālināti tikpat efektīvi kā klātienē, daloties ar saturu (dokumenti, prezentācijas, piezīmes u.t.t.), izmantojot dažādus saziņas veidus, piemēram, čatu, video zvanus, interneta konferences no jebkuras vietas un ierīces. “Skype forBusiness” nodrošina arī administrēšanas rīkus, kas palīdz viegli pārvaldīt lietotājus un aizsargāt informāciju,” skaidro “Microsoft Latvia” Office Biznesa grupas vadītājs Andrejs Juščenko.
